Przewodnik na temat dostarczalności e-maili
Dobre praktyki skutecznej wysyłki wiadomości

Podsumowanie kluczowych zasad, które pomogą Ci zadbać o to, by Twoje e-maile trafiały do skrzynek odbiorczych – nie do spamu.

👋 Dopiero zaczynasz przygodę z Mailtrap? Obejrzyj nasze 5-minutowe wideo 🎥 z przeglądem działania Email API/SMTP.

Najważniejsze zasady: Złote reguły dostarczalności e-maili

Wysyłaj oczekiwaną treść o oczekiwanych porach

  • Wysyłaj e-maile tylko do odbiorców, którzy jawnie wyrazili zgodę na ich otrzymywanie
  • Zachowaj spójność w harmonogramie wysyłki
  • Dopasuj treść do oczekiwań subskrybentów

Stawiaj na jakość, nie ilość

  • Skup się na zaangażowanych odbiorcach
  • Usuwaj nieaktywne adresy z listy subskrybentów
  • Stawiaj na jakość listy mailingowej, a nie jej wielkość

Nie wysyłaj niezamówionych wiadomości (cold outreach)

  • Unikaj kampanii cold mailingowych — są uznawane za SPAM
  • Przestrzegaj wytycznych Mailtrap, które zabraniają wysyłki do niezaproszonych odbiorców
  • Wysyłaj tylko do zweryfikowanych subskrybentów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie wiadomości

Zabezpiecz wszystkie formularze na stronie

  • Dodaj CAPTCHA do każdego formularza
  • Zapobiegaj rejestracjom generowanym przez boty
  • Waliduj dane wprowadzane w formularzach

Stosowanie tych kluczowych zasad pomoże Ci uniknąć najczęstszych problemów z dostarczalnością. Jeśli chcesz zgłębić temat, zapoznaj się z kolejnymi sekcjami tego przewodnika.

Podstawy: Konfiguracja techniczna

Uwierzytelnianie domeny:

  • Skonfiguruj poprawnie rekordy SPF i DMARC, upewniając się, że nie ma wpisów konfliktowych.
  • Z Mailtrap nie musisz się tym przejmować – wszystko jest skonfigurowane.
  • Ustaw poprawne rekordy A i MX dla swojej domeny (np. za pomocą Cloudflare, Google Workspace lub innych dostawców).
  • Rozważ użycie osobnych subdomen dla e-maili marketingowych i transakcyjnych (np. email.twojadomena.com dla marketingu, powiadomienia.twojadomena.com dla transakcji)
  • Zweryfikuj własność domeny poprzez Google Postmaster Tools dla ulepszonego monitorowania dostarczalności.

Wskazówka: Udostępnij dostęp do podglądu swojego panelu Google Postmaster Tools zespołowi wsparcia Mailtrap w celu dodatkowego monitorowania dostarczalności (dotyczy planów Business i wyższych).

Zabezpieczenie formularzy:

  • Wdrożenie ochrony CAPTCHA we wszystkich formularzach, w tym:
    • Formularze zapisu na newsletter
    • Formularze rejestracji użytkownika
    • Formularze kontaktowe
    • Formularze resetowania hasła
  • Korzystaj ze sprawdzonych rozwiązań CAPTCHA:
  • Rozważ dodatkowe środki bezpieczeństwa:
    • Wdróż pola typu honeypot (niewidoczne pola zaprojektowane tak, aby pozostały puste i łapały boty)
    • Dodaj weryfikację czasu wypełnienia formularza (pozwala blokować zgłoszenia wypełnione w czasie krótszym niż 1 sekunda)
    • Ograniczaj liczbę zgłoszeń na jeden adres IP

Zarządzanie listą mailingową

  • Regularnie oczyszczaj swoje listy, usuwając:
    • Adresy e-mail typu role-based (np. admin@, info@, sales@, support@)
    • Jednorazowe (tymczasowe) adresy e-mail
    • Błędnie zapisane domeny e-mail (np. example@gmial.com)
    • Nieprawidłowe adresy e-mail
  • Korzystaj z usług weryfikacji adresów e-mail przed wysyłką kampanii, takich jak:
  • Wprowadź politykę usuwania nieaktywnych subskrybentów (sunset policy):
    • Ustal próg nieaktywności (np. brak otwarć przez 6 miesięcy)
  • Wysyłaj kampanie reaktywacyjne
  • Usuwaj odbiorców, którzy stale pozostają nieaktywni

Budowanie tożsamości nadawcy

  • Używaj angażujących adresów nadawcy:
    • Zamiast “no-reply@firma.com” postaw na adresy takie jak: “newsletter@firma.com”, “updates@firma.com”, “team@firma.com”
  • Formatuj nazwę nadawcy w profesjonalny sposób:
    • Używaj nazw takich jak „John z Firma” john@firma.com i „”Newsletter firmowy„ newsletter@firma.com”
    • Unikaj (jeśli to możliwe) formatu “NIE ODPOWIADAJ” no-reply@firma.com
  • Monitoruj adresy odpowiedzi:
    • Skonfiguruj automatyczne odpowiedzi dla wiadomości marketingowych
    • Przekieruj odpowiedzi subskrybentów do zespołu wsparcia
    • Śledź zaangażowanie w odpowiedziach dla metryk dostarczalności

Tworzenie treści

Struktura wiadomości

  • Temat wiadomości
    • Dodaj nazwę firmy – zwiększa rozpoznawalność
    • Utrzymaj długość poniżej 50 znaków
    • Używaj formatów takich jak “[Nazwa Twojej firmy]: Nowości produktowe – listopad”
    • Unikaj słów i fraz wyzwalających filtry spamu, takich jak “NIESAMOWITA OFERTA!!! NIE PRZEGAP!!!”
  • Tekst pre-header (tekst podglądu):
    • Utrzymaj długość na poziomie: 40-130 znaków
    • Uzupełniaj temat wiadomości, nie powielaj go
    • Używaj formatów takich jak „Zobacz, co nowego w naszej najnowszej wersji – w tym długo wyczekiwane funkcje”
  • Treść e-maila:
    • Pisz krótkie, łatwe do szybkiego przyswojenia treści
    • Skup się (jeśli to możliwe) na jednym głównym komunikacie
    • Dołącz jasne i przekonujące wezwanie do działania (CTA)
    • Unikaj słów, które mogą uruchamiać filtry antyspamowe i nadmiernej interpunkcji
    • Zadbaj o czytelność na urządzeniach mobilnych

Wysyłanie e-maili

Stopniowe skalowanie

Buduj swoją reputację nadawcy ostrożnie i z wyczuciem:

  • Zacznij od wysyłki 200 e-maili dziennie, a następnie stopniowo zwiększaj liczbę wysyłek każdego dnia i tygodnia
  • Skup się na najbardziej zaangażowanych subskrybentach (czyli tych, którzy wchodzili w interakcję z Twoimi wiadomościami w ciągu ostatnich 30 dni)
  • Zwiększaj wolumen o 25–30% co kilka dni
  • Monitoruj współczynnik odrzuceń (bounce rate) — utrzymuj go poniżej 2%

Wskazówka: Masz pytania? Zespół ekspertów ds. dostarczalności Mailtrap chętnie Ci pomoże. Pomoc jest dostępna w planie Business i wyższych.

Komunikacja oparta na zaangażowaniu

  • Segmentuj swoje listy według poziomów zaangażowania odbiorców:
    • Bardzo zaangażowani – otwarcia/kliknięcia w ciągu ostatnich 30 dni
    • Umiarkowanie zaangażowani – otwarcia/kliknięcia w ciągu ostatnich 90 dni
    • Zagrożeni utratą zaangażowania – brak otwarć/kliknięć przez 90–180 dni
    • Nieaktywni – brak otwarć/kliknięć przez ponad 180 dni

Wskazówka: Jeśli Twoja sytuacja na to pozwala, unikaj wysyłania wiadomości do segmentu nieaktywnych odbiorców.

  • Wprowadź podwójną zgodę na subskrypcję (double opt-in):
    • Po zapisie od razu wyślij e-mail z potwierdzeniem
    • Zamieść w wiadomości jasne instrukcje potwierdzające
    • Ustaw czas ważności linku potwierdzającego (zalecane: 24–48 godzin)
  • Ułatw anulowanie subskrypcji:
    • Dołącz opcję rezygnacji jednym kliknięciem w każdym e-mailu
    • Podaj link do centrum preferencji, by umożliwić zmianę częstotliwości
    • Dodaj jasny komunikat potwierdzający wypisanie z listy mailingowej

Praktyki zabronione

Zadbaj o dobrą reputację swojego konta Mailtrap:

  • Nie wysyłaj kampanii typu cold mailing
  • Nie korzystaj z kupionych ani wynajętych list mailingowych
  • Nie używaj wprowadzających w błąd tematów ani treści wiadomości
  • Nie próbuj omijać filtrów antyspamowych przez manipulowanie treścią

Utrzymanie: monitoring i audyty

  • Korzystaj z Google Postmaster Tools:
    1. Odwiedź stronę Google Postmaster Tools
    2. Dodaj i zweryfikuj swoją domenę
    3. Uzyskaj wgląd w:
      • Wskaźnik spamu
      • Reputację domeny
      • Reputację adresu IP
      • Błędy dostarczenia
      • Wyniki uwierzytelniania
  • Monitoruj kluczowe wskaźniki:
    • Współczynnik odrzuceń (bounce rate) – utrzymuj poniżej 5%
    • Zgłoszenia spamu – utrzymuj poniżej 0,1%
    • Wskaźnik otwarć – średnia branżowa dla maili masowych: 15–25%
    • Wskaźnik kliknięć (CTR) – średnia branżowa: ok. 2,5%
  • Weryfikuj ustawienia uwierzytelniania SPF, DKIM i DMARC
  • Testuj formatowanie wiadomości w różnych klientach i na różnych urządzeniach
  • Zapewnij zgodność z wytycznymi Google dla nadawców wiadomości e-mail
  • Zapewnij zgodność z CAN-SPAM, RODO i innymi regulacjami

Wskazówka: Traktuj dostarczalność e-maili jako ciągły proces, który wymaga regularnej uwagi i dostosowań. Testuj, monitoruj i optymalizuj swoje działania na podstawie danych oraz zaangażowania odbiorców.

Przydatne informacje Mailtrap

Dodatkowe materiały

Załóż darmowe konto

w 3 kliknięciach

Zarejestruj się teraz